Die Betreuungsbehörde: Vollmacht beglaubigen und beraten lassen

Was macht die Betreuungsbehörde?

Die Betreuungsbehörde ist die kommunale Stelle für alles rund um rechtliche Betreuung und Vorsorge. Ihre Aufgaben stehen im Betreuungsorganisationsgesetz (BtOG), das seit 2023 gilt. Sie informiert und berät, sie beglaubigt Unterschriften, sie vermittelt Hilfen – und sie arbeitet dem Betreuungsgericht zu.

Träger ist der Landkreis oder die kreisfreie Stadt, angesiedelt meist beim Sozialamt. Für Sie als Angehörige heißt das: Es ist keine Behörde, die etwas von Ihnen will, sondern eine, die etwas anbietet. Und sie ist auch dann zuständig, wenn es gar keine Betreuung gibt – die Beratung von Bevollmächtigten gehört ausdrücklich dazu.

Die drei Wege, auf denen Familien dort landen, sind fast immer dieselben: Eine Vollmacht soll beglaubigt werden. Es geht zu Hause nicht mehr, und niemand weiß weiter. Oder das Gericht hat einen Betreuungsantrag vorliegen und die Behörde meldet sich für einen Besuch.

Welche Unterschrift beglaubigt die Behörde — und welche nicht?

Beglaubigt werden Unterschriften und Handzeichen auf Vorsorgevollmachten und Betreuungsverfügungen. Bei der Vollmacht kommt eine Bedingung dazu: Sie muss dem Zweck dienen, eine rechtliche Betreuung zu vermeiden. Für eine reine Nachlass- oder Generalvollmacht ist die Behörde nicht zuständig; dafür bleibt nur das Notariat.

Nicht beglaubigt werden Unterschriften ohne dazugehörigen Text – ein Blankoblatt geht also nicht – und die Patientenverfügung, die im Gesetz gar nicht erst genannt ist. Das ist kein Nachteil: Für sie verlangt das Bürgerliche Gesetzbuch nur die Schriftform. Beraten darf die Behörde zur Patientenverfügung übrigens sehr wohl.

Wichtig ist, was eine Beglaubigung überhaupt leistet. Die Urkundsperson bestätigt, dass die Unterschrift von der Person stammt, die vor ihr sitzt. Sie prüft weder den Inhalt der Vollmacht noch die Geschäftsfähigkeit, und sie belehrt nicht über die Folgen. Wer inhaltlich unsicher ist oder Zweifel an der Geschäftsfähigkeit hat, ist beim Notariat besser aufgehoben. Was in eine Vollmacht gehört, erklärt der Ratgeber Vorsorgevollmacht und Betreuungsverfügung.

Die Beglaubigung ist gebührenpflichtig; der Betrag steht in § 7 Absatz 4 BtOG, ist bundesweit einheitlich und liegt weit unter den Notarkosten. Auslagen kommen nicht dazu. Die Behörde muss Sie außerdem auf das Zentrale Vorsorgeregister hinweisen, in das sich die Vollmacht eintragen lässt. Wie diese Eintragung abläuft und was sie im Ernstfall bewirkt, erklärt der Ratgeber Zentrales Vorsorgeregister: die Vollmacht auffindbar machen.

Wann reicht die Beglaubigung nicht?

Die Beglaubigung der Behörde reicht weiter, als viele denken: Zu Lebzeiten der vollmachtgebenden Person genügt sie sogar dem Grundbuchamt, das hat der Bundesgerichtshof 2020 entschieden. Banken, Versicherungen und Behörden akzeptieren sie in aller Regel ohne Diskussion. Vier Konstellationen gibt es trotzdem, in denen sie nicht ausreicht.

Ihre Grenze ist der Todesfall. Das Gesetz sagt ausdrücklich, dass die Wirkung der Beglaubigung mit dem Tod der vollmachtgebenden Person endet. Genau darauf zielt aber die klassische Vollmacht über den Tod hinaus, mit der Angehörige eine Immobilie umschreiben oder Konten auflösen wollen. Bei einer notariellen Beurkundung fällt diese Hürde weg.

Zwei weitere Fälle führen ohne Umweg zum Notariat: Wer nicht mehr schreiben kann und mit einem Handzeichen unterschreibt, braucht dafür die notarielle Form. Und Eintragungen im Handelsregister werden elektronisch eingereicht, was nur ein Notariat kann. Für das Grundgeschäft selbst – Hauskauf, Anteile an einer GmbH – ist ohnehin eine Beurkundung vorgeschrieben, nicht bloß eine Beglaubigung.

Die Faustregel bleibt also: Wer Immobilienbesitz hat oder will, dass die Vollmacht nach dem Tod noch trägt, geht zum Notar. Für Bank, Behörden, Gesundheitsfragen und die Wohnung genügt die Betreuungsbehörde.

Worin berät die Behörde Angehörige und Bevollmächtigte?

Die Behörde informiert und berät über betreuungsrechtliche Fragen, über Vorsorgevollmachten und über andere Hilfen, bei denen niemand als Vertreter bestellt werden muss. Betreuer und Bevollmächtigte berät und unterstützt sie auf deren Wunsch bei ihren Aufgaben – kostenlos und ohne dass ein Gerichtsverfahren laufen müsste.

Das ist der Punkt, der am meisten unterschätzt wird. Wer als Tochter oder Sohn eine Vollmacht in der Hand hält und plötzlich Verträge kündigen, Anträge stellen und mit Kassen streiten soll, hat einen gesetzlichen Anspruch darauf, dabei beraten zu werden. Dazu kommen Einführungs- und Fortbildungsangebote, die die Behörde vorhalten muss.

Anerkannte Betreuungsvereine haben einen eigenen gesetzlichen Auftrag: Sie informieren planmäßig über Vollmachten, Betreuungsverfügungen und Patientenverfügungen, gewinnen und begleiten ehrenamtliche Betreuer und dürfen im Einzelfall auch beim Errichten einer Vollmacht beraten. Auch das kostet Sie nichts. Um die Pflege selbst geht es dort nicht – dafür ist die Pflegeberatung nach § 7a SGB XI zuständig.

Was ist die erweiterte Unterstützung?

Die erweiterte Unterstützung ist der Versuch, eine rechtliche Betreuung zu vermeiden, bevor sie angeordnet wird. Bestehen Anhaltspunkte für einen Betreuungsbedarf, soll die Behörde zunächst Beratung und Unterstützung anbieten: Hilfen vermitteln, den Kontakt zu Ämtern und Diensten herstellen, bei Anträgen helfen.

In geeigneten Fällen darf sie einen Schritt weitergehen und den Fall für eine begrenzte Zeit intensiv begleiten – Post sortieren, Schulden ordnen, Wohnung und Versorgung klären. Vertreten darf sie dabei niemanden; sie handelt mit der betroffenen Person, nicht für sie. Und ohne deren Zustimmung geht gar nichts.

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Einen Anspruch auf die erweiterte Unterstützung gibt es nicht, und die Länder dürfen sie auf einzelne Modellbehörden beschränken – flächendeckend ist sie bis heute nicht. Fragen Sie also konkret nach, statt sie vorauszusetzen. Läuft bereits ein Verfahren, muss die Behörde immerhin prüfen, ob dieser Weg die Betreuung ersetzen kann.

Was passiert, wenn das Betreuungsgericht die Behörde einschaltet?

Bevor ein Gericht eine Betreuung anordnet, muss es die Behörde anhören. Diese erstellt dazu einen Bericht über die persönliche, gesundheitliche und soziale Lage, über die Frage, ob eine Betreuung überhaupt erforderlich ist, und über die Sichtweise der betroffenen Person. Sie schlägt außerdem eine geeignete Betreuerin oder einen geeigneten Betreuer vor.

In der Praxis beginnt das mit einem angekündigten Hausbesuch. Gesprochen wird zuerst mit der betroffenen Person selbst, meist in ihrer Wohnung und nur mit ihrem Einverständnis. Angehörige, Ärzte oder Pflegekräfte werden grundsätzlich nur befragt, wenn die betroffene Person zustimmt und die Schweigepflicht entbindet.

Für Angehörige sind zwei Dinge entscheidend. Legen Sie eine vorhandene Vorsorgevollmacht früh vor – sie ist die häufigste „andere Hilfe", wegen der eine Betreuung entfällt. Und wenn die betroffene Person es wünscht, hört das Gericht auch eine ihr nahestehende Person an; darum darf man ausdrücklich bitten. Zwang kennt das Verfahren nur als seltene Ausnahme und nur auf richterliche Anordnung.

Wo finden Sie die zuständige Stelle?

Zuständig ist die Betreuungsbehörde des Landkreises oder der kreisfreien Stadt, in der die betroffene Person ihren gewöhnlichen Aufenthalt hat. In Berlin und Hamburg sind es die Bezirksämter. Suchen Sie auf der Seite Ihrer Kommune nach „Betreuungsbehörde" oder „Betreuungsstelle"; teils heißt sie auch Sachgebiet Betreuungswesen.

Für die Beglaubigung gilt eine Erleichterung, die kaum bekannt ist: Sie darf jede Betreuungsbehörde vornehmen, nicht nur die am Wohnort. Wer seine Eltern zweihundert Kilometer entfernt betreut, kann den Termin dort machen, wo er gerade ist. Bringen Sie den Ausweis und das fertig ausgefüllte, aber noch nicht unterschriebene Dokument mit – unterschrieben wird vor Ort.

Und wenn zugleich ein Pflegegrad ansteht: Das sind zwei getrennte Wege. Die Behörde hilft bei der rechtlichen Vertretung, den Antrag bei der Pflegekasse stellen Sie selbst. Wie das geht, steht im Ratgeber Pflegegrad beantragen.