Zentrales Vorsorgeregister: die Vollmacht auffindbar machen

Eine Vorsorgevollmacht, die niemand findet, wirkt wie keine. Genau das ist der häufigste Fehler: Das Papier ist gut gemacht, unterschrieben, vielleicht sogar beglaubigt — und liegt dann in einem Ordner, von dem im Ernstfall niemand weiß. Das Betreuungsgericht bestellt einen Betreuer, obwohl es das nicht müsste.

Gegen dieses Problem gibt es eine staatlich geregelte Lösung, die wenig Aufmerksamkeit bekommt: das Zentrale Vorsorgeregister.

Wozu gibt es das Zentrale Vorsorgeregister?

Das Zentrale Vorsorgeregister ist ein automatisiertes elektronisches Register, das die Bundesnotarkammer nach § 78a BNotO als Registerbehörde führt. Die Rechtsaufsicht liegt beim Bundesministerium der Justiz. Sein einziger Zweck ist, dass die richtige Stelle im richtigen Moment erfährt, dass Sie vorgesorgt haben.

Vier Arten von Erklärungen kann das Register aufnehmen:

Erklärung	Was Sie damit regeln
Vorsorgevollmacht	Sie bestimmen, wer für Sie handeln darf, wenn Sie es selbst nicht mehr können
Betreuungsverfügung	Sie schlagen vor, wen das Gericht als Betreuer bestellen soll — und wen nicht
Patientenverfügung	Sie legen fest, welche Behandlung Sie wollen und welche nicht
Widerspruch gegen die Ehegattenvertretung	Sie schließen aus, dass Ihr Ehepartner im Notfall automatisch für Sie entscheidet

Was diese Erklärungen enthalten sollten und worin sie sich unterscheiden, steht im Ratgeber Vorsorgevollmacht und Betreuungsverfügung.

Was wird eingetragen — und was nicht?

Eingetragen werden Angaben, keine Urkunden. Das Register speichert Ihre Personendaten, die Daten des Bevollmächtigten, das Datum der Errichtung und — der praktisch wichtigste Punkt — den Aufbewahrungsort der Vollmachtsurkunde. Die Urkunde selbst bleibt, wo sie ist: im Ordner, im Tresor, beim Notar oder bei der Person, der Sie vertrauen. Das Register führt nur dorthin.

Dazu kommt, welche Bereiche die Vollmacht abdeckt: Vermögensangelegenheiten, Gesundheitssorge, Aufenthaltsbestimmung, sonstige persönliche Angelegenheiten. Für zwei besonders heikle Punkte fragt die Verordnung gesondert ab, ob die Vollmacht sie ausdrücklich umfasst — ärztliche Maßnahmen mit der begründeten Gefahr eines schweren Schadens und freiheitsentziehende Maßnahmen. Das ist kein Formalismus: Ohne die ausdrückliche Erwähnung darf ein Bevollmächtigter in diesen Fragen nicht handeln.

Eintragen lassen sich außerdem besondere Anordnungen — etwa, wie mehrere Bevollmächtigte zueinander stehen, wen das Gericht als Betreuer bestellen soll oder welche medizinische Versorgung Sie wünschen. Ist die Vollmacht notariell beurkundet oder öffentlich beglaubigt, können auch Urkundsdatum, Urkundenrollennummer und der Notar vermerkt werden.

Wer darf das Register abfragen?

Auskunft aus dem Register erhalten Gerichte und Ärzte — sonst niemand. Ärzte dürfen nur um Auskunft ersuchen, soweit diese für die Entscheidung über eine dringende medizinische Behandlung erforderlich ist. Angehörige, Banken, Pflegeheime und Behörden bekommen keine Auskunft, auch nicht auf Nachfrage.

Für das Betreuungsgericht und für das Landgericht als Beschwerdegericht läuft die Abfrage über ein automatisiertes Verfahren. Bei besonderer Dringlichkeit — die Verordnung nennt ausdrücklich die vorläufige Betreuung im Wege einer einstweiligen Anordnung — geht das Ersuchen auch telefonisch. Das ist der Fall, für den das Register gebaut ist: Es muss innerhalb von Stunden funktionieren, nicht innerhalb von Wochen.

Jede erteilte Auskunft wird protokolliert. Und Sie selbst können verlangen, dass Ihnen mitgeteilt wird, welche Auskünfte aus dem Register erteilt worden sind — ein Kontrollrecht, das die wenigsten kennen.

Wie tragen Sie eine Vollmacht ein?

Mit einem schriftlichen Antrag, den Sie als Vollmachtgeber selbst stellen. Nötig sind mindestens Ihr Name, Ihre Vornamen, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift; sollen auch Angaben zum Bevollmächtigten eingetragen werden, kommen dessen Name, Vornamen und Geburtsdatum hinzu. Soweit die Registerbehörde es eröffnet hat, geht der Antrag auch elektronisch.

Das Register wird über Gebühren finanziert. Die Registerbehörde setzt sie in einer Gebührensatzung fest, die das Bundesministerium der Justiz genehmigen muss, und sie sind so zu bemessen, dass sie den durchschnittlichen Verwaltungsaufwand decken. Der gewählte Kommunikationsweg wird dabei berücksichtigt — die elektronische Anmeldung ist deshalb der günstigere Weg. Die Registerbehörde kann einen Vorschuss verlangen; wird er nicht innerhalb der gesetzten Frist gezahlt, gilt der Antrag als zurückgenommen.

Eine Nebenwirkung sollten Sie kennen: Hat Ihr Bevollmächtigter nicht schriftlich in die Speicherung seiner Daten eingewilligt, unterrichtet ihn die Registerbehörde nach Eingang des Antrags über die gespeicherten Angaben. Wer eine Vollmacht ohne Wissen des Bevollmächtigten registrieren lässt, muss damit rechnen, dass dieser davon erfährt.

Macht der Eintrag die Vollmacht wirksam?

Nein, und das ist das größte Missverständnis rund um das Register. Die Registerbehörde überzeugt sich in Zweifelsfällen von der Identität des Antragstellers. Die Richtigkeit der übermittelten Angaben prüft sie ausdrücklich nicht — so steht es wörtlich in der Verordnung. Der Eintrag ist ein Hinweis auf ein Schriftstück, kein Urteil über dessen Inhalt und erst recht kein Gütesiegel.

Ein Eintrag sagt also nur: Jemand hat gemeldet, dass es diese Vollmacht gibt. Ob sie wirksam ist, ob sie die nötigen ausdrücklichen Passagen enthält, ob der Vollmachtgeber bei der Unterschrift geschäftsfähig war — all das entscheidet sich unabhängig vom Register.

Wer möchte, dass die Unterschrift später nicht angezweifelt wird, lässt sie öffentlich beglaubigen. Wie das bei der Betreuungsbehörde funktioniert und wo die Grenzen dieser Beglaubigung liegen, steht im Ratgeber Die Betreuungsbehörde.

Wie ändern oder löschen Sie einen Eintrag?

Auf schriftlichen Antrag, und zwar auf Ihren eigenen. Änderungen, Ergänzungen und Löschungen nimmt die Registerbehörde nur auf Antrag des Vollmachtgebers vor; es gelten dieselben Regeln wie für die Anmeldung, einschließlich der Gebühr. Der Bevollmächtigte kann immerhin die Daten zu seiner eigenen Person löschen lassen.

Wird eine Eintragung geändert, muss die bisherige auf Anforderung erkennbar bleiben. Von selbst gelöscht wird ein Eintrag erst 110 Jahre nach Ihrer Geburt — das Register geht also davon aus, dass es länger bestehen bleibt als jeder Mensch.

Drei Anlässe lohnen die Mühe: Sie ziehen um, Sie widerrufen die Vollmacht, oder Sie bevollmächtigen jemand anderen. In allen drei Fällen zeigt ein nicht gepflegter Eintrag auf etwas, das so nicht mehr gilt — und ein Gericht, das ihn liest, zieht daraus die falschen Schlüsse.

Was hat der Widerspruch gegen die Ehegattenvertretung damit zu tun?

Seit 2023 dürfen Ehegatten einander in Angelegenheiten der Gesundheitssorge vertreten, wenn einer von beiden wegen Bewusstlosigkeit oder Krankheit nicht mehr selbst entscheiden kann. Dieses Notvertretungsrecht gilt automatisch: Man muss dafür nichts unterschrieben, nichts beantragt und nichts hinterlegt haben. Genau deshalb ist die Möglichkeit, ihm zu widersprechen, im selben Register untergebracht.

Wer das nicht will, kann widersprechen. Die Berechtigung besteht nämlich nicht, wenn dem behandelnden Arzt bekannt ist, dass der vertretene Ehegatte eine Vertretung durch den anderen ablehnt — oder dass er jemand anderen bevollmächtigt hat. Genau hier schließt sich der Kreis: Das Register ist der Weg, auf dem ein Arzt davon überhaupt erfahren kann. Deshalb nimmt es solche Widersprüche auf.

Wer eine Vorsorgevollmacht für die Gesundheitssorge erteilt und sie registrieren lässt, regelt damit beides auf einmal: Die Vollmacht wird auffindbar, und das automatische Vertretungsrecht des Ehepartners tritt dahinter zurück. Die Einzelheiten der Notvertretung — insbesondere ihre Befristung — stehen im Ratgeber Vorsorgevollmacht und Betreuungsverfügung. Wenn Sie gerade dabei sind, die Pflege eines Angehörigen zu organisieren, hilft der Überblick in Was steht mir zu, wenn ich meine Mutter pflege? beim nächsten Schritt.

Häufige Fragen

Muss ich meine Vollmacht eintragen lassen?

Nein, die Eintragung ist freiwillig. Sie sorgt dafür, dass ein Gericht oder ein Arzt von der Vollmacht erfährt, wenn es darauf ankommt. Wirksam wird die Vollmacht auch ohne Eintrag.

Wird meine Vollmacht im Register hinterlegt?

Nein. Eingetragen werden Angaben zur Person, zum Bevollmächtigten und zum Aufbewahrungsort der Urkunde — die Urkunde selbst bleibt bei Ihnen. Was genau gespeichert wird, steht im Abschnitt „Was wird eingetragen — und was nicht?".

Können meine Angehörigen das Register abfragen?

Nein. Auskunft erhalten nur Gerichte und Ärzte, und Ärzte nur unter einer engen Voraussetzung. Deshalb müssen die Menschen, die Sie bevollmächtigt haben, unabhängig davon wissen, wo die Urkunde liegt.

Kann ich auch eine Patientenverfügung registrieren lassen?

Ja. Betreuungsverfügungen und Patientenverfügungen lassen sich auch ohne eine Vollmacht registrieren. Die Regeln für Eintragung, Änderung und Löschung gelten dabei entsprechend.

Was passiert mit meinem Eintrag, wenn ich die Vollmacht widerrufe?

Nichts, solange Sie ihn nicht ändern lassen. Ein widerrufener Eintrag bleibt im Register stehen und weist weiter auf eine Bevollmächtigung hin. Siehe den Abschnitt „Wie ändern oder löschen Sie einen Eintrag?".

Quellen

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